Zásady ochrany osobních údajů – herna.tolarie.cz

1. Správce osobních údajů

1.1. Správcem osobních údajů je Tolarie s.r.o., IČO 02037181, se sídlem Zámecká 23, 530 02 Pardubice, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Hradci Králové (dále jen „správce“). Ve věcech ochrany osobních údajů lze správce kontaktovat na e-mailu info@tolarie.cz nebo písemně na adrese jeho sídla.

1.2. Zpracování osobních údajů se řídí Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (dále jen „GDPR“) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, v platném znění.

1.3. Správce nemá povinnost jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů dle čl. 37 GDPR, neboť nesplňuje podmínky rozsáhlého zpracování zvláštních kategorií údajů ani systematického monitorování subjektů údajů ve velkém rozsahu.

2. Koho se zásady týkají

2.1. Tyto zásady upravují zpracování osobních údajů na webu herna.tolarie.cz (dále jen „web“), který slouží k vedení ligových výsledků, kalendáře turnajů, věrnostního programu a půjčovny karet a balíků.

2.2. Týkají se:

• hráčů s uživatelským účtem na webu,
• hráčů bez účtu, kteří se zúčastnili turnaje pořádaného správcem a jejichž výsledky jsou vedené v ligových žebříčcích,
• návštěvníků webu.

2.3. Zpracování osobních údajů při nákupu v e-shopu tolarie.cz upravují obchodní podmínky e-shopu. Jde o samostatný dokument; tyto zásady se na nákup zboží nevztahují.

3. Účely, právní základy a doba uchování

a) Registrace a vedení uživatelského účtu

Zpracovávané údaje: jméno a příjmení, přezdívka, e-mail, šifrované heslo, nastavení účtu, záznamy o přihlášení.
Právní základ: plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).
Doba uchování: po dobu existence účtu.

b) Vedení ligových výsledků a žebříčků

Zpracovávané údaje: jméno a příjmení nebo přezdívka, účast na turnajích, výsledky zápasů, umístění, body, pomocné ukazatele (tiebreakery), věková divize, interní poznámka správce sloužící k rozlišení hráčů se stejným jménem.
Právní základ: oprávněný zájem správce na vedení a zveřejňování výsledků lig a turnajů, jejich férovém vyhodnocení a udělení cen (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
Doba uchování: po dobu provozu ligového systému jako součást archivu sezón. Na žádost hráče nebo po smazání účtu se údaje anonymizují podle čl. 8.3.

c) Veřejný profil hráče

Zpracovávané údaje: údaje z písm. b) zobrazené na samostatné stránce hráče, historie získaných cen, statistiky.
Právní základ: souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR), který hráč uděluje zapnutím veřejného profilu v nastavení účtu. Ve výchozím stavu je veřejný profil vypnutý.
Doba uchování: do odvolání souhlasu (vypnutím veřejného profilu).

d) Věrnostní program

Zpracovávané údaje: účast na turnajích, dosažená úroveň (Bronze, Silver, Gold), historie vyhodnocení, kredit Tolárky.
Právní základ: plnění smlouvy (podmínky věrnostního programu).
Doba uchování: po dobu účasti v programu a dále […] let pro případ reklamací vyhodnocení.

e) Půjčovna karet a balíků

Zpracovávané údaje: jméno a příjmení, e-mail, rezervace a výpůjčky (termíny, položky, typ a název turnaje, u turnaje mimo Tolarii i místo konání), stav karet při výdeji a vrácení, platby, kauce, smluvní pokuty a náhrady, poznámky hráče i obsluhy, podpis na výdejním listu, případně údaje zákonného zástupce. Doklad totožnosti správce pouze ověří nahlédnutím; jeho kopii ani číslo neukládá.
Právní základ: plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) podle Půjčovního řádu.
Doba uchování: po dobu výpůjčky a dále po dobu nutnou k vyřízení nároků dle písm. g).

f) Vedení účetnictví a plnění daňových povinností

Zpracovávané údaje: údaje na účetních dokladech, zejména o platbách za výpůjčky a startovné.
Právní základ: splnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR) ve spojení se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, a zákonem č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty.
Doba uchování: 10 let od konce zdaňovacího období, v němž se plnění uskutečnilo.

g) Ochrana oprávněných zájmů správce

Účel: vymáhání pohledávek (zejména z půjčovny), obrana proti nárokům, prevence zneužití (např. dočasné omezení rezervací po opakovaném nevyzvednutí), zabezpečení webu a evidence zásahů správců (auditní záznam).
Právní základ: oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
Doba uchování: po dobu promlčecí lhůty pro uplatnění příslušných nároků, zpravidla 3 roky; auditní záznamy […] měsíců.

h) Provozní e-maily

Účel: zasílání přihlašovacích odkazů, potvrzení a připomínek rezervací, upozornění na prodlení a dalších zpráv nezbytných pro používání webu.
Právní základ: plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).
Doba uchování: po dobu existence účtu.

Zprávy týkající se výpůjčky (potvrzení rezervace, výzva k vrácení, vypořádání kauce) jsou nezbytné pro plnění smlouvy a nelze je vypnout. Ostatní notifikace (výsledky turnajů, souhrn sezóny, získané achievementy) si hráč může vypnout v nastavení účtu.

Web nezasílá obchodní sdělení. Odběr novinek e-shopu tolarie.cz se řídí obchodními podmínkami e-shopu.

i) Měření návštěvnosti

Zpracovávané údaje: údaje o používání webu (navštívené stránky, zdroj návštěvy, přibližná poloha na úrovni města, typ zařízení a prohlížeče), identifikátor uložený v cookie.
Právní základ: souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR) udělený prostřednictvím cookie lišty. Bez souhlasu se měření nespouští.
Doba uchování: podle nastavení služby Google Analytics, nejvýše […] měsíců.

Měření neprobíhá v administraci webu. Podrobnosti o cookies jsou v čl. 9.

4. Zdroje osobních údajů

4.1. Správce získává osobní údaje přímo od hráče, zejména při registraci, přihlášení na turnaj, rezervaci v půjčovně a komunikaci se správcem.

4.2. Výsledky turnajů správce přebírá z turnajových systémů, ve kterých turnaje pořádá (např. Wizards EventLink, Topdeck.gg, Melee, Pokémon TOM, Carde.io), případně je zapisuje ručně. Takto získané údaje (jméno nebo přezdívka a výsledky) správce zpracovává i u hráčů, kteří na webu nemají účet.

4.3. Hráč, který má na webu záznam z turnajů, si může záznam připojit ke svému účtu (claim profilu) a spravovat jej.

5. Zveřejňované údaje a nezletilí

5.1. Veřejně, bez přihlášení, jsou na webu zobrazeny ligové žebříčky a výsledky turnajů, a to v rozsahu: jméno a příjmení, nebo přezdívka, je-li vyplněná; umístění, body a počet odehraných turnajů; držitelé cen.

5.2. Hráč může kdykoli požádat, aby se místo jeho jména zobrazovala přezdívka, nebo vznést námitku proti zveřejňování podle čl. 8.

5.3. Samostatný veřejný profil hráče se zobrazuje jen se souhlasem hráče podle čl. 3 písm. c).

5.4. Údaje o výpůjčkách, věrnostním programu, e-mail ani interní poznámky správce se veřejně nezobrazují.

5.5. U hráčů mladších 15 let (např. věkové divize Juniors a Seniors) se ve veřejných žebříčcích zobrazuje pouze [křestní jméno a iniciála příjmení / přezdívka]. Uživatelský účet si hráč mladší 15 let může založit pouze se souhlasem zákonného zástupce (§ 7 zákona č. 110/2019 Sb.).

6. Příjemci osobních údajů

6.1. Osobní údaje mohou být zpřístupněny těmto kategoriím příjemců:

• poskytovatel hostingu a IT infrastruktury webu ([název poskytovatele VPS]),
• poskytovatel služby pro odesílání e-mailů ([název]),
• Google Ireland Limited jako poskytovatel služby Google Analytics, a to pouze u návštěvníků, kteří udělili souhlas s měřením návštěvnosti,
• poskytovatel účetních a daňových služeb,
• partneři ligy, pokud se hráč účastní ligy pořádané společně s jinými prodejnami, v rozsahu výsledků a umístění,
• orgány veřejné moci, je-li to vyžadováno právním předpisem.

6.2. Se všemi zpracovateli, kteří pro správce zpracovávají osobní údaje, má správce uzavřenu písemnou smlouvu o zpracování osobních údajů dle čl. 28 GDPR.

6.3. V souvislosti s měřením návštěvnosti podle čl. 3 písm. i) může docházet k předávání údajů do Spojených států amerických, kde působí společnost Google LLC. Předání je podloženo [rozhodnutím Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany v rámci EU–US Data Privacy Framework / standardními smluvními doložkami]. Kopii záruk lze vyžádat na info@tolarie.cz. Mimo tento případ správce osobní údaje do zemí mimo Evropský hospodářský prostor nepředává.

7. Automatizované rozhodování

7.1. Web automaticky vypočítává body, umístění v žebříčcích a úroveň ve věrnostním programu podle zveřejněných pravidel a může dočasně omezit možnost rezervace v půjčovně po opakovaném nevyzvednutí. Nejde o rozhodování s právními účinky ve smyslu čl. 22 GDPR.

7.2. Výsledky automatického výpočtu kontroluje správce, např. při uzavření sezóny. Hráč může požádat o přezkoumání výpočtu nebo omezení člověkem na info@tolarie.cz; omezení rezervací může správce zrušit okamžitě.

8. Práva hráče

8.1. V souvislosti se zpracováním osobních údajů má hráč zejména tato práva:

• právo na přístup k osobním údajům (čl. 15 GDPR),
• právo na opravu nepřesných údajů (čl. 16 GDPR), např. při špatně přiřazeném výsledku turnaje,
• právo na výmaz („právo být zapomenut“), pokud to neodporuje jiné právní povinnosti správce (čl. 17 GDPR),
• právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR),
• právo na přenositelnost údajů (čl. 20 GDPR),
• právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu, včetně zveřejňování v ligových žebříčcích (čl. 21 GDPR),
• právo kdykoli odvolat udělený souhlas (např. vypnutím veřejného profilu nebo odmítnutím měření návštěvnosti v cookie liště), aniž je tím dotčena zákonnost zpracování před jeho odvoláním,
• právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.

8.2. Práva může hráč uplatnit e-mailem na info@tolarie.cz nebo písemně na adrese sídla správce. Správce odpoví bez zbytečného odkladu, nejpozději do 1 měsíce od obdržení žádosti; tuto lhůtu lze v odůvodněných případech prodloužit o další 2 měsíce, o čemž bude hráč informován. Pro ověření totožnosti může správce požadovat, aby byla žádost odeslána z e-mailu připojeného k účtu.

8.3. Smazání účtu a anonymizace. Hráč může svůj účet kdykoli smazat v nastavení. Po smazání účtu nebo na základě oprávněné námitky správce v ligových výsledcích nahradí jméno a přezdívku označením „Anonymní hráč #ID“. Body a umístění zůstanou zachovány, aby nebyla narušena historie žebříčků a pořadí ostatních hráčů. Údaje, které správce musí uchovat ze zákona (účetní doklady) nebo k ochraně svých nároků, uchová po dobu uvedenou v čl. 3. Účet nelze smazat, dokud má hráč nevrácené karty nebo nevypořádanou pohledávku z půjčovny.

9. Cookies a obdobné technologie

9.1. Web používá nezbytné cookies, bez kterých nemůže fungovat — zejména přihlášení a uložení volby v cookie liště. Jejich použití podle § 89 zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích, nevyžaduje souhlas.

9.2. Web dále používá analytické cookies služby Google Analytics 4 pro měření návštěvnosti podle čl. 3 písm. i). Tyto cookies se ukládají pouze se souhlasem uděleným v cookie liště a lze je kdykoli odmítnout nebo souhlas odvolat. Bez souhlasu se měřicí skript nespouští. V administraci webu se neukládají vůbec.

9.3. Web nepoužívá marketingové ani reklamní cookies a nesleduje chování návštěvníků pro účely cílení reklamy.

9.4. Mimo cookies ukládá web některé údaje do úložiště prohlížeče (local storage) — zejména rozpracovaný košík v půjčovně a volbu zobrazení katalogu. Tyto údaje zůstávají v prohlížeči hráče, neodesílají se na server a lze je smazat vymazáním dat webu v prohlížeči.

9.5. Přehled používaných cookies včetně účelu a doby platnosti je uveden v nastavení cookie lišty v patičce webu.

10. Zabezpečení

10.1. Správce přijal vhodná technická a organizační opatření k zabezpečení osobních údajů proti neoprávněnému přístupu, ztrátě, zničení nebo zneužití, zejména:

• zabezpečený přenos dat (HTTPS),
• ukládání hesel pouze v šifrované (hašované) podobě,
• přístup ke správě údajů jen pro oprávněné osoby podle přidělených rolí,
• auditní záznam zásahů správců do údajů,
• pravidelné zálohování dat.

11. Povinnost poskytnout údaje

11.1. Prohlížení žebříčků, kalendáře a katalogu půjčovny nevyžaduje poskytnutí žádných údajů.

11.2. Poskytnutí údajů nezbytných pro zřízení účtu, účast ve věrnostním programu a výpůjčku je smluvním požadavkem; bez nich nelze tyto služby využívat. Zapnutí veřejného profilu a souhlas s měřením návštěvnosti jsou zcela dobrovolné.

12. Závěrečná ustanovení

12.1. Správce může tyto zásady aktualizovat. O podstatné změně bude hráče s účtem informovat e-mailem nebo na webu.

12.2. Tyto zásady nabývají účinnosti dnem […].